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tags:
  - meeting
date: 2026-05-05
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teilnehmer:
  - "[[Christian Kauer (KRAH)]]"
  - "[[Stefan Theile-Ochel]]"
  - "[[2026-05-06 KI-Richtlinie - Absprache zur Umsetzung im LMS]]"
status: offen
o365_id: ""
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# Dunkelbuchung SAP

## Teilnehmer
- [[Christian Kauer (KRAH)]]
- [[Stefan Theile-Ochel]]
- [[2026-05-06 KI-Richtlinie - Absprache zur Umsetzung im LMS]]

## Agenda
- Rechnungsprozess Dunkelbuchung im Invoice Ledger
- ITKL-Modul, Felder und Limits
- Automatisierung (XML vs PDF)
- Dauerschuldverhältnisse
- Microsoft-Dienste, Rechnungsprüfung
- Kostenverteilung IT-Dienstleistungen

## Notizen

### Rechnungsprozess
- Prozess Dunkelbuchung im Invoice Ledger und Warteschleife für Wareneingang diskutiert.
- Frank: DocuWare kann technisch XML-Rechnungen verarbeiten, im Unternehmen noch nicht umgesetzt.
- Christian: Übergabe in DocuWare erst nach Wareneingang, funktioniert wie vorgesehen.
- Frank/Christian: Für Dunkelbuchung evtl. zusätzliche Daten nötig, um automatische Buchung auf Basis der aktuellen XML-Struktur zu ermöglichen.
- Christian schlägt vor, bei NTT Doku zur Dunkelbuchung anzufordern.
- Christian schlägt vor, intelligente Dokumentenextraktion mit Positionsebene in DocuWare zu prüfen.
- Gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung eingehender E-Rechnungen (XML) bereits umgesetzt; Versand-Pflicht steht aus.
- Trotz XML-Implementierung in DocuWare ist Dunkelbuchung technisch noch nicht möglich — weitere Felder und perfekte Verschlagwortung erforderlich.
- Dunkelbuchung erst möglich, wenn Dokument perfekt verschlagwortet ist (manuell oder automatisch).
- Frank: Lieferscheinnummer aus XML muss in SAP zugeordnet werden, Borgstedt soll Ablauf im Vorsystem erklären.
- Stefan: XML-Rechnungen verbessern Qualität der Dunkelbuchung, sind aber keine Voraussetzung.
- Christian: SAP-Modul hat bereits Tabellen und Bausteine für Dunkelbuchung, müssen noch konfiguriert werden.

### ITKL-Modul
- Funktion und Felder des ITKL-Moduls für Dunkelbuchung von Lieferantenrechnungen besprochen, insbesondere Grenzwerte und Limits.
- Frank: Zähler im Prozess prüft mehrere Tage, ob Wareneingang erfolgt ist, bevor Rechnung automatisch verbucht wird.
- Stefan: Rechnungen ohne Wareneingang manuell übernehmen; automatische Verbuchung nur bei vorhandenem Wareneingang.

### Automatisierung
- Christian schlägt Austausch mit der Entity oder Lesen der Doku vor, um offene Fragen zur automatischen Verbuchung zu klären.
- Aktueller Zähler prüft bereits Wareneingang vor Übergabe; SAP-seitig noch nicht abschließend geklärt.
- Frank: Mit Stefanie und Boris Einrichtung von Dauerschuldverhältnissen für bestimmte Rechnungen abgestimmt.

### Dunkelbuchung — Felder
- Korrekte Zuordnung von Steuerschlüssel und Steuerbetrag essenziell, sonst Fehler im Prozess.
- Stefan: Prozess muss unabhängig vom Dokumenttyp (PDF/XML) ablaufen; bei PDF weniger Automatisierung.
- DocuWare kann PDF und XML an SAP übergeben; Felder Betrag, USt, Identnummer, Lieferschein, Bestellnummer müssen korrekt gemappt sein.
- Stefan: Zahlungsbedingungen müssen korrekt erkannt werden, damit Dunkelbuchung automatisch erfolgt.
- Frank/Christian: Korrekte Zuordnung Zahlungsbedingungen/Fälligkeit aus XML erhöht Trefferquote.
- Frank: Borgstedt kontaktieren für XML-Datei aus seinem System und Erläuterung des Ablaufs.

### Dauerschuldverhältnisse
- Frank hat Infos zu Dauerschuldverhältnissen an Carmen weitergegeben, Bezeichnungen teilweise angepasst.
- Christian: Dauerschuldverhältnisse werden künftig automatisch verlängert, Einkauf prüft jährlich.
- Preise für Microsoft- und VMware-Dienste in der Vergangenheit korrekt — künftig nur stichprobenartig prüfen.
- Carmen prüft Struktur der Bestellungen für automatisierte Buchung; ggf. mehrere Bestellungen zusammenführen.
- Kontierung/Kostenstellen bei variablen Mengen und Dauerschuldverhältnissen nicht immer eindeutig — Validierung gegen Jahressumme.

### Microsoft-Dienste
- Office 365, Teamsphone: monatliche Buchung anhand Nutzerzahlen und festen Preisen, ohne Wareneingang.
- Mengen/Preise direkt aus Bestellungen/Positionen; bei Preisänderungen passt der Einkauf die Bestellung an.

### Rechnungsprüfung Microsoft
- Christian: Prüfung künftig nur stichprobenartig und rückwirkend, da bisher keine fehlerhaften Preise.
- Summe der Buchungen am Jahresende muss mit tatsächlichen Kosten auf der Kostenstelle übereinstimmen.

### Automatisierung XML vs PDF
- XML-Rechnungen erleichtern Zuordnung Bestellung/Positionen und ermöglichen automatisierte Buchung; PDF muss manuell angepasst werden.

### Kostenverteilung IT-Dienstleistungen
- Firewall-Kosten künftig nicht mehr nach User-Anzahl, sondern nach Standorten aufteilen.
- Stefan: Umlageschlüssel für Firewall werden am Jahresende angepasst, vereinfacht Verrechnung.

## Entscheidungen
- Termin mit Borgstedt vereinbaren zur Klärung Dunkelbuchung im SAP.
- Dauerschuldverhältnisse automatisch verlängern und jährlich prüfen.

## Offene Fragen
- Prozess Dunkelbuchung technisch unklar, Unsicherheit bei Übergabe und benötigten Feldern.
- Felder für Dunkelbuchung aus XML unklar, Anpassungen evtl. notwendig.
- Qualität der automatischen Buchung durch XML verbessern — technische Umsetzung offen.
- Variable Mengen und Preise effizient buchen und kontrollieren — Kontierung offen.
- Verteilung IT-Dienstleistungen und Kostenstellen optimal gestalten — Umlageschlüssel offen.

## Aufgaben
- [ ] Zuordnung und Ablauf von XML-Rechnungen mit Borgstedt klären, Prozess für automatische Buchung optimieren (Frank, Christian)
- [ ] Prüfen, ob vorhandene XML-Daten für Dunkelbuchung ausreichen, fehlende Felder identifizieren (Christian, Frank)
- [ ] Termin mit ES vereinbaren zur Einrichtung der XML-Verarbeitung (Christian)
- [ ] Ablauf und Zuordnung der Lieferscheinnummer aus dem Vorsystem mit Borgstedt klären (Frank, Christian)
- [ ] Testfall mit XML-Rechnung im 200er Testmandanten erstellen, um Dunkelbuchung zu prüfen (Christian, Frank)
- [ ] Fälle sammeln, in denen im Invoice Ledger noch manuelle Eingriffe nötig sind, Felder für automatische Dunkelbuchung identifizieren (Christian, Frank)
- [ ] Termin mit NTT vereinbaren zur Klärung Ablauf Dunkelbuchung und erforderlicher Felder (Christian, Frank)
- [ ] Mit Borgstedt klären, wohin XML-Rechnungsdaten im Prozess fließen und welche Felder für Dunkelbuchung erforderlich sind (Frank, Christian)
- [ ] Termin mit Borgstedt erstellen zur Klärung Ablauf und erforderlicher Felder für Dunkelbuchung (Frank)
- [ ] Termin mit Borgstedt vereinbaren zur Klärung XML-Rechnungsdatenfluss und technischer Zuordnung (Frank)
- [ ] Carmen prüft Struktur der Bestellungen für automatisierte Buchung, Rücksprache mit LANdata sobald verfügbar (Frank)
- [ ] Ablauf und technische Umsetzung der XML-Datenlieferung mit Borgstedt prüfen (Frank)
- [ ] Kontierung und Kostenstellenzuordnung für variable Mengen anhand Jahressummen validieren (Christian, Frank)