- > Vertrauen ist gut… - ## Was kommt nach der Planung? - Mit Abschluss der Planungsphase Übergang in die Ausführungsphase - Umsetzung der geplanten Aktivitäten durch die geplanten Ressourcen - Erarbeiten der definierten Projektergebnisse - Kernaufgaben des PM während der Ausführungsphase - Sicherstellen, dass die Ressourcen zur Verfügung stehen - Sicherstellen, dass die Aktivitäten rechtzeitig gestartet werden - Sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen verteilt sind - Stakeholder Erwartungen managen - Durchführen von Qualitätssicherungen ## Was ist „Überwachung & Steuerung“? - Überwachen des Projektfortschritts - Sind die Arbeitspakete noch in Time - Können Folgeaktivitäten rechtzeitig gestartet werden? - Überwachen des Projektbudgets - Was hat mich der Fortschritt bisher gekostet? - Was hätte er mich kosten sollen? - Überwachen der Projektergebnisse - Erfüllen die Ergebnisse die Qual. Anforderungen? - Evaluierung notwendiger Korrekturen ## Schaffen von Transparenz… - Es gibt keine Probleme nur Herausforderungen - Enge Abstimmung mit dem Team - Probleme frühestmöglich identifizieren - Mögliche Lösungen identifizieren - Auswirkungen auf Zielsetzungen im Auge behalten - Projektstatus an Auftraggeber darstellen - Transparenz über Projekt schaffen - Notwendige Entscheidungen herbeiführen ## Wie kann ich den Projektfortschritt messbar machen? - Mit steigendender Größe und Komplexität steigen auch die Anforderungen an das Projektcontrolling und Reporting - Um ein Projekt detailliert bewerten zu können müssen konkrete Werte geschaffen werden - Ermitteln und Kennen der relevanten Kostenfaktoren von Arbeitspaketen - Welche Kosten hat ein Arbeitspaket bisher verursacht? (AC – Actual Costs) - Welche Kosten waren zu dem Zeitpunkt vorgesehen? (PV - Planned Value) - Welcher Wert ist dem gesamten Arbeitspaket bei Fertigstellung zugedacht? (PV complete) ## Und was sagen mir die Zahlen? - In dem Diagramm sind aufgelaufenen Kosten (AC) und die geplanten Kosten (PV) dargestellt - Die aktuellen Kosten liegen unter den geplanten - Der Trend ist positiv - Das Projekt steht sehr gut da – oder? ![Pasted image 20220517083122.png](../assets/Pasted_image_20220517083122_1673173829082_0.png) ![Pasted image 20220517083138.png](../assets/Pasted_image_20220517083138_1673173847696_0.png) ## Geld steht auch immer in Zusammenhang mit Zeit - Um den zeitlichen Fortschritt messen zu können müssen entsprechende messbare und sinnvolle Fortschrittsgrößen für Arbeitspakete definiert werden - Diese sollten nicht zu kleinteilig aber auch nicht zu groß gewählt sein - Ein Beispiel anhand eines Konzeptes - 0% - Nicht begonnen - 25% - Arbeit angefangen - 50% - Alle wichtigen Aspekte sind identifiziert und evaluiert - müssen aber noch ausgearbeitet werden - 75% - Nur noch Kleinigkeiten zu überarbeiten - 100% - Dokumentversion erstellt - Verifizieren, welchen Fertigstellungsgrad die Arbeitspakete haben ## Wie ist der Status meines Projekts? - Mit dem Fortschrittsgrad des Arbeitspaketes und dem Gesamtwert des Arbeitspaketes lässt sich ein Fertigstellungswert (EV - Earned Value) bilden - Fertigstellungswert (EV) = Fortschritt * Gesamtwert des Arbeitspaketes (PV complete) - Erweitern wir unsere Tabelle um diese beiden Faktoren  ![Pasted image 20220517083352.png](../assets/Pasted_image_20220517083352_1673173910244_0.png) - ## Zahlen lügen nicht - Nimmt man den EV mit in die Betrachtung hinein sieht das Bild deutlich negativer aus Der erreichte Wert liegt deutlich hinter dem geplanten zurück --> Das Projekt liegt hinter dem Zeitplan Das Projekt hat für das Erreichte zudem mehr Geld ausgegeben als geplant --> Das Projekt liegt über dem Budget Der Gesamtstatus dieses Projekts ist sehr negativ  ![Pasted image 20220517083550.png](../assets/Pasted_image_20220517083550_1673173959180_0.png) - ## Wie stelle ich den Projektstatus dar? - Die Art und Weise des Projektstatus ist mit dem Auftraggeber im Rahmen der Kommunikationsplanung abzustimmen - In welcher Form - In welchem Zyklus - Mit welchen Teilnehmerkreis - Viele Kunden haben eigene Vorlagen für Projektberichte - Zielgruppenorientierte Darstellung und Formulierung - Sollte es im Rahmen eines Meetings erfolgen – frühzeitiger Versand des aufbereiteten Status um Gegenüber Gelegenheit zur Vorbereitung zu geben - ## Was gehört zu einem Projektstatus? - Allgemeine Informationen - Projektname - Datum - Ort - Autor - Betrachtungszeitfenster - Kalenderwoche - Monat - Quartal ## Zustand des Projekts - Gesamtprojektstatus - Aktuell und während des letzten Berichts - Häufig über Ampelfarben symbolisiert - Status einzelner Arbeitspakete / Teilprojekte - Häufig in Prozentzahlen oder Ampelfarben ausgedrückt - Anvisierter Fertigstellungstermin - Bei Ampelfarben wichtig gemeinsames Verständnis zu haben - Grün: Element ist zeitlich, qualitativ und finanziell auf Kurs - Gelb: Die Erreichung mindestens eines der drei Ziele ist aktuell gefährdet - Rot: Die Erreichung mindestens eines der drei Ziele ist nicht mehr möglich ## Projekterfolge - Immer bezogen auf den Betrachtungszeitraum - Erreichte Meilensteine - Abgeschlossene Projektphasen - Fertigstellung wichtiger Liefergegenstände - Gelöste kritische Probleme und Issues - Kein Fortschritt ist auch ein Fortschritt - Keine Pseudo-Erfolge - Abgehaltene Meetings sind kein Erfolg ## Aktuelle Herausforderungen - Neu aufgetretene kritische Probleme - Lösungen anbieten - Auswirkungen aufzeigen - Updates älterer wichtiger Probleme - Gibt es Fortschritte / Neue Lösungsansätze - Woran hakt die Lösung - Neue kritische Risiken - Frühzeitig auf mögliche Probleme hinweisen - Über weiteres Vorgehen abstimmen ## Benötigte Entscheidungen - Wichtige Entscheidungen, die außerhalb des Projektes zu treffen sind - Sofern sie die inhaltlichen, zeitlichen oder finanziellen Ziele gefährden - Frühzeitig einfordern - Entscheidungsbasis vorbereiten - Dokumentation im Statusbericht - Welche Entscheidung - Von wem zu treffen - Bis wann benötigt - ## Fassen wir nochmal zusammen… - > **Statusberichte sollten immer eine stimmige „Storyline“ erzählen** Zusammenhänge herausstellen Letzten Statusbericht verifizieren - > **Statusberichte schaffen Transparenz und verschleiern nicht** Schönreden hilft nicht - Geringer Fortschritt ist auch ein Fortschritt Vorbereitet sein - Fakten und Hintergründe kennen - > **Soviel wie nötig - so wenig wie möglich** Informationen konzentriert aufbereiten Unnötige Prosa vermeiden - ## Anlagen - [5_Projekt-Status_v2.docx](../assets/5_Projekt-Status_v2_1673174158940_0.docx) - [9_1_TMP_Sonst_Template_IssueLog.xlsx](../assets/9_1_TMP_Sonst_Template_IssueLog_1673174163380_0.xlsx)