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Vertrauen ist gut…
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Was kommt nach der Planung?
- Mit Abschluss der Planungsphase Übergang in die Ausführungsphase
- Umsetzung der geplanten Aktivitäten durch die geplanten Ressourcen
- Erarbeiten der definierten Projektergebnisse
- Kernaufgaben des PM während der Ausführungsphase
- Sicherstellen, dass die Ressourcen zur Verfügung stehen
- Sicherstellen, dass die Aktivitäten rechtzeitig gestartet werden
- Sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen verteilt sind
- Stakeholder Erwartungen managen
- Durchführen von Qualitätssicherungen
- Mit Abschluss der Planungsphase Übergang in die Ausführungsphase
Was ist „Überwachung & Steuerung“?
- Überwachen des Projektfortschritts
- Sind die Arbeitspakete noch in Time
- Können Folgeaktivitäten rechtzeitig gestartet werden?
- Überwachen des Projektbudgets
- Was hat mich der Fortschritt bisher gekostet?
- Was hätte er mich kosten sollen?
- Überwachen der Projektergebnisse
- Erfüllen die Ergebnisse die Qual. Anforderungen?
- Evaluierung notwendiger Korrekturen
Schaffen von Transparenz…
- Es gibt keine Probleme nur Herausforderungen
- Enge Abstimmung mit dem Team
- Probleme frühestmöglich identifizieren
- Mögliche Lösungen identifizieren
- Auswirkungen auf Zielsetzungen im Auge behalten
- Projektstatus an Auftraggeber darstellen
- Transparenz über Projekt schaffen
- Notwendige Entscheidungen herbeiführen
Wie kann ich den Projektfortschritt messbar machen?
- Mit steigendender Größe und Komplexität steigen auch die Anforderungen an das Projektcontrolling und Reporting
- Um ein Projekt detailliert bewerten zu können müssen konkrete Werte geschaffen werden
- Ermitteln und Kennen der relevanten Kostenfaktoren von Arbeitspaketen
- Welche Kosten hat ein Arbeitspaket bisher verursacht? (AC – Actual Costs)
- Welche Kosten waren zu dem Zeitpunkt vorgesehen? (PV - Planned Value)
- Welcher Wert ist dem gesamten Arbeitspaket bei Fertigstellung zugedacht? (PV complete)
Und was sagen mir die Zahlen?
- In dem Diagramm sind aufgelaufenen Kosten (AC) und die geplanten Kosten (PV) dargestellt
- Die aktuellen Kosten liegen unter den geplanten
- Der Trend ist positiv
- Das Projekt steht sehr gut da – oder?
Geld steht auch immer in Zusammenhang mit Zeit
- Um den zeitlichen Fortschritt messen zu können müssen entsprechende messbare und sinnvolle Fortschrittsgrößen für Arbeitspakete definiert werden
- Diese sollten nicht zu kleinteilig aber auch nicht zu groß gewählt sein
- Ein Beispiel anhand eines Konzeptes
- 0% - Nicht begonnen
- 25% - Arbeit angefangen
- 50% - Alle wichtigen Aspekte sind identifiziert und evaluiert - müssen aber noch ausgearbeitet werden
- 75% - Nur noch Kleinigkeiten zu überarbeiten
- 100% - Dokumentversion erstellt
- Verifizieren, welchen Fertigstellungsgrad die Arbeitspakete haben
Wie ist der Status meines Projekts?
- Mit dem Fortschrittsgrad des Arbeitspaketes und dem Gesamtwert des Arbeitspaketes lässt sich ein Fertigstellungswert (EV - Earned Value) bilden
- Fertigstellungswert (EV) = Fortschritt * Gesamtwert des Arbeitspaketes (PV complete)
- Erweitern wir unsere Tabelle um diese beiden Faktoren
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Zahlen lügen nicht
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Nimmt man den EV mit in die Betrachtung hinein sieht das Bild deutlich negativer aus
Der erreichte Wert liegt deutlich hinter dem geplanten zurück --> Das Projekt liegt hinter dem Zeitplan
Das Projekt hat für das Erreichte zudem mehr Geld ausgegeben als geplant --> Das Projekt liegt über dem Budget
Der Gesamtstatus dieses Projekts ist sehr negativ
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Wie stelle ich den Projektstatus dar?
- Die Art und Weise des Projektstatus ist mit dem Auftraggeber im Rahmen der Kommunikationsplanung abzustimmen
- In welcher Form
- In welchem Zyklus
- Mit welchen Teilnehmerkreis
- Viele Kunden haben eigene Vorlagen für Projektberichte
- Zielgruppenorientierte Darstellung und Formulierung
- Sollte es im Rahmen eines Meetings erfolgen – frühzeitiger Versand des aufbereiteten Status um Gegenüber Gelegenheit zur Vorbereitung zu geben
- Die Art und Weise des Projektstatus ist mit dem Auftraggeber im Rahmen der Kommunikationsplanung abzustimmen
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Was gehört zu einem Projektstatus?
- Allgemeine Informationen
- Projektname
- Datum
- Ort
- Autor
- Betrachtungszeitfenster
- Kalenderwoche
- Monat
- Quartal
- Allgemeine Informationen
Zustand des Projekts
- Gesamtprojektstatus
- Aktuell und während des letzten Berichts
- Häufig über Ampelfarben symbolisiert
- Status einzelner Arbeitspakete / Teilprojekte
- Häufig in Prozentzahlen oder Ampelfarben ausgedrückt
- Anvisierter Fertigstellungstermin
- Bei Ampelfarben wichtig gemeinsames Verständnis zu haben
- Grün: Element ist zeitlich, qualitativ und finanziell auf Kurs
- Gelb: Die Erreichung mindestens eines der drei Ziele ist aktuell gefährdet
- Rot: Die Erreichung mindestens eines der drei Ziele ist nicht mehr möglich
Projekterfolge
- Immer bezogen auf den Betrachtungszeitraum
- Erreichte Meilensteine
- Abgeschlossene Projektphasen
- Fertigstellung wichtiger Liefergegenstände
- Gelöste kritische Probleme und Issues
- Kein Fortschritt ist auch ein Fortschritt
- Keine Pseudo-Erfolge
- Abgehaltene Meetings sind kein Erfolg
Aktuelle Herausforderungen
- Neu aufgetretene kritische Probleme
- Lösungen anbieten
- Auswirkungen aufzeigen
- Updates älterer wichtiger Probleme
- Gibt es Fortschritte / Neue Lösungsansätze
- Woran hakt die Lösung
- Neue kritische Risiken
- Frühzeitig auf mögliche Probleme hinweisen
- Über weiteres Vorgehen abstimmen
Benötigte Entscheidungen
- Wichtige Entscheidungen, die außerhalb des Projektes zu treffen sind
- Sofern sie die inhaltlichen, zeitlichen oder finanziellen Ziele gefährden
- Frühzeitig einfordern
- Entscheidungsbasis vorbereiten
- Dokumentation im Statusbericht
- Welche Entscheidung
- Von wem zu treffen
- Bis wann benötigt
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Fassen wir nochmal zusammen…
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Statusberichte sollten immer eine stimmige „Storyline“ erzählen Zusammenhänge herausstellen Letzten Statusbericht verifizieren
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Statusberichte schaffen Transparenz und verschleiern nicht Schönreden hilft nicht - Geringer Fortschritt ist auch ein Fortschritt Vorbereitet sein - Fakten und Hintergründe kennen
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Soviel wie nötig - so wenig wie möglich Informationen konzentriert aufbereiten Unnötige Prosa vermeiden
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Anlagen