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- > Vertrauen ist gut…
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- ## Was kommt nach der Planung?
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- Mit Abschluss der Planungsphase Übergang in die Ausführungsphase
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- Umsetzung der geplanten Aktivitäten durch die geplanten Ressourcen
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- Erarbeiten der definierten Projektergebnisse
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- Kernaufgaben des PM während der Ausführungsphase
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- Sicherstellen, dass die Ressourcen zur Verfügung stehen
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- Sicherstellen, dass die Aktivitäten rechtzeitig gestartet werden
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- Sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen verteilt sind
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- Stakeholder Erwartungen managen
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- Durchführen von Qualitätssicherungen
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## Was ist „Überwachung & Steuerung“?
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- Überwachen des Projektfortschritts
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- Sind die Arbeitspakete noch in Time
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- Können Folgeaktivitäten rechtzeitig gestartet werden?
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- Überwachen des Projektbudgets
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- Was hat mich der Fortschritt bisher gekostet?
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- Was hätte er mich kosten sollen?
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- Überwachen der Projektergebnisse
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- Erfüllen die Ergebnisse die Qual. Anforderungen?
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- Evaluierung notwendiger Korrekturen
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## Schaffen von Transparenz…
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- Es gibt keine Probleme nur Herausforderungen
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- Enge Abstimmung mit dem Team
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- Probleme frühestmöglich identifizieren
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- Mögliche Lösungen identifizieren
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- Auswirkungen auf Zielsetzungen im Auge behalten
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- Projektstatus an Auftraggeber darstellen
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- Transparenz über Projekt schaffen
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- Notwendige Entscheidungen herbeiführen
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## Wie kann ich den Projektfortschritt messbar machen?
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- Mit steigendender Größe und Komplexität steigen auch die Anforderungen an das Projektcontrolling und Reporting
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- Um ein Projekt detailliert bewerten zu können müssen konkrete Werte geschaffen werden
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- Ermitteln und Kennen der relevanten Kostenfaktoren von Arbeitspaketen
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- Welche Kosten hat ein Arbeitspaket bisher verursacht? (AC – Actual Costs)
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- Welche Kosten waren zu dem Zeitpunkt vorgesehen? (PV - Planned Value)
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- Welcher Wert ist dem gesamten Arbeitspaket bei Fertigstellung zugedacht? (PV complete)
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## Und was sagen mir die Zahlen?
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- In dem Diagramm sind aufgelaufenen Kosten (AC) und die geplanten Kosten (PV) dargestellt
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- Die aktuellen Kosten liegen unter den geplanten
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- Der Trend ist positiv
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- Das Projekt steht sehr gut da – oder?
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## Geld steht auch immer in Zusammenhang mit Zeit
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- Um den zeitlichen Fortschritt messen zu können müssen entsprechende messbare und sinnvolle Fortschrittsgrößen für Arbeitspakete definiert werden
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- Diese sollten nicht zu kleinteilig aber auch nicht zu groß gewählt sein
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- Ein Beispiel anhand eines Konzeptes
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- 0% - Nicht begonnen
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- 25% - Arbeit angefangen
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- 50% - Alle wichtigen Aspekte sind identifiziert und evaluiert - müssen aber noch ausgearbeitet werden
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- 75% - Nur noch Kleinigkeiten zu überarbeiten
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- 100% - Dokumentversion erstellt
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- Verifizieren, welchen Fertigstellungsgrad die Arbeitspakete haben
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## Wie ist der Status meines Projekts?
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- Mit dem Fortschrittsgrad des Arbeitspaketes und dem Gesamtwert des Arbeitspaketes lässt sich ein Fertigstellungswert (EV - Earned Value) bilden
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- Fertigstellungswert (EV) = Fortschritt * Gesamtwert des Arbeitspaketes (PV complete)
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- Erweitern wir unsere Tabelle um diese beiden Faktoren
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- ## Zahlen lügen nicht
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- Nimmt man den EV mit in die Betrachtung hinein sieht das Bild deutlich negativer aus
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Der erreichte Wert liegt deutlich hinter dem geplanten zurück --> Das Projekt liegt hinter dem Zeitplan
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Das Projekt hat für das Erreichte zudem mehr Geld ausgegeben als geplant --> Das Projekt liegt über dem Budget
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Der Gesamtstatus dieses Projekts ist sehr negativ
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- ## Wie stelle ich den Projektstatus dar?
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- Die Art und Weise des Projektstatus ist mit dem Auftraggeber im Rahmen der Kommunikationsplanung abzustimmen
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- In welcher Form
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- In welchem Zyklus
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- Mit welchen Teilnehmerkreis
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- Viele Kunden haben eigene Vorlagen für Projektberichte
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- Zielgruppenorientierte Darstellung und Formulierung
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- Sollte es im Rahmen eines Meetings erfolgen – frühzeitiger Versand des aufbereiteten Status um Gegenüber Gelegenheit zur Vorbereitung zu geben
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- ## Was gehört zu einem Projektstatus?
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- Allgemeine Informationen
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- Projektname
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- Datum
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- Ort
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- Autor
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- Betrachtungszeitfenster
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- Kalenderwoche
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- Monat
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- Quartal
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## Zustand des Projekts
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- Gesamtprojektstatus
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- Aktuell und während des letzten Berichts
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- Häufig über Ampelfarben symbolisiert
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- Status einzelner Arbeitspakete / Teilprojekte
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- Häufig in Prozentzahlen oder Ampelfarben ausgedrückt
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- Anvisierter Fertigstellungstermin
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- Bei Ampelfarben wichtig gemeinsames Verständnis zu haben
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- Grün: Element ist zeitlich, qualitativ und finanziell auf Kurs
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- Gelb: Die Erreichung mindestens eines der drei Ziele ist aktuell gefährdet
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- Rot: Die Erreichung mindestens eines der drei Ziele ist nicht mehr möglich
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## Projekterfolge
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- Immer bezogen auf den Betrachtungszeitraum
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- Erreichte Meilensteine
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- Abgeschlossene Projektphasen
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- Fertigstellung wichtiger Liefergegenstände
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- Gelöste kritische Probleme und Issues
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- Kein Fortschritt ist auch ein Fortschritt
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- Keine Pseudo-Erfolge
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- Abgehaltene Meetings sind kein Erfolg
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## Aktuelle Herausforderungen
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- Neu aufgetretene kritische Probleme
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- Lösungen anbieten
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- Auswirkungen aufzeigen
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- Updates älterer wichtiger Probleme
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- Gibt es Fortschritte / Neue Lösungsansätze
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- Woran hakt die Lösung
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- Neue kritische Risiken
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- Frühzeitig auf mögliche Probleme hinweisen
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- Über weiteres Vorgehen abstimmen
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## Benötigte Entscheidungen
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- Wichtige Entscheidungen, die außerhalb des Projektes zu treffen sind
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- Sofern sie die inhaltlichen, zeitlichen oder finanziellen Ziele gefährden
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- Frühzeitig einfordern
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- Entscheidungsbasis vorbereiten
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- Dokumentation im Statusbericht
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- Welche Entscheidung
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- Von wem zu treffen
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- Bis wann benötigt
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- ## Fassen wir nochmal zusammen…
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- > **Statusberichte sollten immer eine stimmige „Storyline“ erzählen**
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Zusammenhänge herausstellen
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Letzten Statusbericht verifizieren
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- > **Statusberichte schaffen Transparenz und verschleiern nicht**
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Schönreden hilft nicht - Geringer Fortschritt ist auch ein Fortschritt
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Vorbereitet sein - Fakten und Hintergründe kennen
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- > **Soviel wie nötig - so wenig wie möglich**
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Informationen konzentriert aufbereiten
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Unnötige Prosa vermeiden
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- ## Anlagen
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- [5_Projekt-Status_v2.docx](../assets/5_Projekt-Status_v2_1673174158940_0.docx)
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- [9_1_TMP_Sonst_Template_IssueLog.xlsx](../assets/9_1_TMP_Sonst_Template_IssueLog_1673174163380_0.xlsx) |