7.5 KiB
- Allgemeine Rahmenbedingungen Die Finanzverwaltung wird als Modul / Erweiterung einer bestehenden Software umgesetzt.
Eine Benutzerverwaltung existiert bereits und wird genutzt.
Der Kegelverein ist kein eingetragener Verein, es bestehen keine steuerlichen oder rechtlichen Sonderanforderungen.
Es gibt ein Vereinskonto und eine Währung (EUR).
- Benutzer- und Rollenmodell 2.1 Rollen Es wird eine zusätzliche Rolle für Finanzdaten integriert (z. B. „Kassenwart“, „Finanzverwaltung“).
Nur Benutzer mit dieser Rolle dürfen:
Einnahmen und Ausgaben erfassen
Kategorien verwalten
Korrekturbuchungen durchführen
Finanzdaten ändern oder löschen
Berichte exportieren
2.2 Zugriffsrechte Benutzer ohne Finanzrolle haben keinen Zugriff auf Finanzdaten.
Leserechte und Schreibrechte müssen klar getrennt umsetzbar sein (falls von der bestehenden Software unterstützt).
- Kategorienverwaltung 3.1 Kategorien für Einnahmen und Ausgaben Einnahmen und Ausgaben müssen kategorisiert werden.
Kategorien sind:
frei definierbar
beliebig erweiterbar
editierbar (Name ändern)
deaktivierbar, ohne bestehende Buchungen zu verändern
3.2 Kategorietypen Es muss mindestens eine Unterscheidung geben zwischen:
Einnahmen-Kategorien
Ausgaben-Kategorien
- Buchungen (Kassenbuch) 4.1 Erfassung von Einnahmen und Ausgaben Für jede Buchung müssen folgende Felder vorhanden sein:
Buchungsart: Einnahme / Ausgabe
Betrag (positiv, in EUR)
Kategorie
Buchungsdatum (frei wählbar, nicht zwingend aktuelles Datum)
Optionaler Kommentar / Beschreibung
Optionaler externer Belegverweis (z. B. Belegnummer oder Text)
4.2 Belege Kein Upload von Dokumenten
Stattdessen:
Freitextfeld oder Referenz zur Verknüpfung mit extern abgelegten Belegen
- Kontostand und Kontenabgleich 5.1 Kontostand Die Software führt einen internen Kontostand auf Basis der erfassten Buchungen.
Es existiert genau ein Konto.
5.2 Manueller Abgleich Der Abgleich mit dem realen Bankkonto erfolgt manuell.
Abweichungen können durch Korrekturbuchungen ausgeglichen werden.
Korrekturbuchungen:
sind normale Buchungen
müssen eindeutig als solche erkennbar sein (z. B. spezielle Kategorie oder Kennzeichnung)
- Auswertungen und Berichte 6.1 Standardberichte Folgende Berichte müssen verfügbar sein:
Monatsübersicht
Jahresübersicht
6.2 Inhalt der Berichte Anfangs- und Endsaldo
Summe der Einnahmen
Summe der Ausgaben
Aufschlüsselung nach Kategorien
Optionale Detailansicht aller Buchungen im Zeitraum
6.3 Export Berichte müssen exportierbar sein als:
Excel (z. B. XLSX)
- Änderungsprotokoll (Audit-Log) 7.1 Protokollierung Alle Änderungen an Finanzdaten müssen protokolliert werden:
Neuanlage von Buchungen
Änderungen an Buchungen
Löschungen von Buchungen
Änderungen an Kategorien
7.2 Protokollinhalt Das Protokoll enthält mindestens:
Datum und Uhrzeit der Änderung
Benutzer
Art der Änderung (Anlage / Änderung / Löschung)
Alte und neue Werte (soweit sinnvoll darstellbar)
7.3 Einsicht Das Änderungsprotokoll ist für berechtigte Benutzer einsehbar.
- Bedienbarkeit und Usability Zielgruppe sind softwareerfahrene Benutzer.
Es wird keine Benutzeranleitung benötigt.
Fokus liegt auf:
klaren Masken
übersichtlichen Tabellen
schneller Datenerfassung
Konsistenz mit der bestehenden Software-Oberfläche ist wünschenswert.
- Technische und funktionale Abgrenzungen (Nicht-Ziele) Folgende Funktionen sind nicht Bestandteil der ersten Version:
Automatische Zahlungserinnerungen
Import von Bankumsätzen
Schnittstellen zu anderen Systemen
Dokumenten-Uploads
Mehrere Konten oder Währungen
Steuerliche oder rechtliche Auswertungen
- Erweiterbarkeit (optional, aber empfehlenswert) Die Architektur sollte so gestaltet sein, dass spätere Erweiterungen möglich sind, z. B.:
Automatischer Kontoimport
Mehrere Konten
Erinnerungen
Schnittstellen
Wenn du möchtest, kann ich dir im nächsten Schritt z. B.
ein Datenmodell (Tabellen / Entitäten)
User Stories
oder eine Minimal-Feature-Liste für ein MVP ableiten – sag einfach Bescheid.
Du: ja, mach das ChatGPT: Perfekt 👍 Dann liefere ich dir alle drei Punkte in sinnvoller Reihenfolge und aufeinander aufbauend:
Datenmodell (Entitäten & Felder)
User Stories
MVP-Feature-Liste (klar abgegrenzt)
So kannst du direkt mit Design oder Implementierung starten.
- Datenmodell (fachlich / logisch) 1.1 Benutzer Existiert bereits – wird hier nur referenziert
User
user_id (PK)
name
… (bestehende Felder)
rolle_finanz (Boolean oder Rollenreferenz)
1.2 Kategorien Kategorie
kategorie_id (PK)
name
typ (EINNAHME | AUSGABE)
aktiv (Boolean)
erstellt_am
erstellt_von (user_id)
1.3 Buchungen (Kassenbuch) Buchung
buchung_id (PK)
buchungsart (EINNAHME | AUSGABE)
betrag (Decimal, > 0)
buchungsdatum (Date)
kategorie_id (FK)
kommentar (Text, optional)
belegreferenz (Text, optional)
ist_korrekturbuchung (Boolean)
erstellt_am (Timestamp)
erstellt_von (user_id)
geändert_am (Timestamp, optional)
geändert_von (user_id, optional)
gelöscht (Boolean, Soft Delete empfohlen)
1.4 Änderungsprotokoll (Audit-Log) Finanz_Audit_Log
log_id (PK)
entität (BUCHUNG | KATEGORIE)
entität_id
aktion (CREATE | UPDATE | DELETE)
feldname (optional, bei UPDATE)
alter_wert (Text)
neuer_wert (Text)
zeitpunkt (Timestamp)
benutzer_id (user_id)
Empfehlung: bei UPDATE pro Feld ein Logeintrag
1.5 Abgeleitete Werte (kein persistentes Objekt) Kontostand
wird dynamisch berechnet:
Summe(Einnahmen) – Summe(Ausgaben) 2. User Stories (fachlich, umsetzungsnah) Kategorien Als Finanznutzer möchte ich Kategorien für Einnahmen und Ausgaben anlegen, damit ich Buchungen sauber strukturieren kann.
Als Finanznutzer möchte ich Kategorien deaktivieren können, ohne bestehende Buchungen zu verändern.
Buchungen Als Finanznutzer möchte ich Einnahmen und Ausgaben erfassen, damit das Kassenbuch aktuell ist.
Als Finanznutzer möchte ich ein freies Buchungsdatum eingeben können, damit ich auch vergangene Vorgänge korrekt erfasse.
Als Finanznutzer möchte ich Kommentare und Belegreferenzen hinterlegen, damit Buchungen nachvollziehbar bleiben.
Als Finanznutzer möchte ich Korrekturbuchungen erfassen können, um Abweichungen zum Bankkonto auszugleichen.
Übersicht & Kontrolle Als Finanznutzer möchte ich jederzeit den aktuellen Kontostand sehen, um zu wissen, wie viel Geld verfügbar ist.
Als Finanznutzer möchte ich alle Buchungen eines Monats oder Jahres sehen, um Einnahmen und Ausgaben nachzuvollziehen.
Berichte Als Finanznutzer möchte ich Monats- und Jahresberichte erzeugen, um diese dem Verein vorlegen zu können.
Als Finanznutzer möchte ich diese Berichte als Excel oder PDF exportieren, um sie weiterzugeben oder zu archivieren.
Sicherheit & Nachvollziehbarkeit Als Verein möchten wir, dass alle Änderungen an Finanzdaten protokolliert werden, damit Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind.
- MVP – Minimal Viable Product 3.1 Muss-Funktionen (Version 1.0) ✅ Pflicht
Finanzrolle integrieren
Kategorien anlegen / bearbeiten / deaktivieren
Einnahmen & Ausgaben erfassen
Buchungen bearbeiten & (soft) löschen
Korrekturbuchungen
Kontostandberechnung
Monats- & Jahresübersichten
Export als Excel & PDF
Vollständiges Änderungsprotokoll
3.2 Sollte-Funktionen (Version 1.1) 🔶 Optional, aber sinnvoll
Filter (Zeitraum, Kategorie)
Summen pro Kategorie
Kennzeichnung auffälliger Buchungen (z. B. hohe Beträge)
Schnellanlage über Standardkategorien
3.3 Explizit ausgeschlossen (vorerst) ❌ Nicht Teil des MVP
Bankimport
Mehrere Konten
Mehrere Währungen
Dokumentenupload
Automatische Erinnerungen
Externe Schnittstellen