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- meeting
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date: 2026-05-05
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start: ""
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serie: ""
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projekt:
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teilnehmer:
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- "[[Christian Kauer (KRAH)]]"
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- "[[Stefan Theile-Ochel]]"
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- "[[2026-05-06 KI-Richtlinie - Absprache zur Umsetzung im LMS]]"
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status: offen
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o365_id: ""
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# Dunkelbuchung SAP
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## Teilnehmer
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- [[Christian Kauer (KRAH)]]
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- [[Stefan Theile-Ochel]]
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- [[2026-05-06 KI-Richtlinie - Absprache zur Umsetzung im LMS]]
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## Agenda
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- Rechnungsprozess Dunkelbuchung im Invoice Ledger
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- ITKL-Modul, Felder und Limits
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- Automatisierung (XML vs PDF)
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- Dauerschuldverhältnisse
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- Microsoft-Dienste, Rechnungsprüfung
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- Kostenverteilung IT-Dienstleistungen
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## Notizen
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### Rechnungsprozess
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- Prozess Dunkelbuchung im Invoice Ledger und Warteschleife für Wareneingang diskutiert.
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- Frank: DocuWare kann technisch XML-Rechnungen verarbeiten, im Unternehmen noch nicht umgesetzt.
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- Christian: Übergabe in DocuWare erst nach Wareneingang, funktioniert wie vorgesehen.
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- Frank/Christian: Für Dunkelbuchung evtl. zusätzliche Daten nötig, um automatische Buchung auf Basis der aktuellen XML-Struktur zu ermöglichen.
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- Christian schlägt vor, bei NTT Doku zur Dunkelbuchung anzufordern.
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- Christian schlägt vor, intelligente Dokumentenextraktion mit Positionsebene in DocuWare zu prüfen.
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- Gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung eingehender E-Rechnungen (XML) bereits umgesetzt; Versand-Pflicht steht aus.
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- Trotz XML-Implementierung in DocuWare ist Dunkelbuchung technisch noch nicht möglich — weitere Felder und perfekte Verschlagwortung erforderlich.
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- Dunkelbuchung erst möglich, wenn Dokument perfekt verschlagwortet ist (manuell oder automatisch).
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- Frank: Lieferscheinnummer aus XML muss in SAP zugeordnet werden, Borgstedt soll Ablauf im Vorsystem erklären.
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- Stefan: XML-Rechnungen verbessern Qualität der Dunkelbuchung, sind aber keine Voraussetzung.
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- Christian: SAP-Modul hat bereits Tabellen und Bausteine für Dunkelbuchung, müssen noch konfiguriert werden.
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### ITKL-Modul
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- Funktion und Felder des ITKL-Moduls für Dunkelbuchung von Lieferantenrechnungen besprochen, insbesondere Grenzwerte und Limits.
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- Frank: Zähler im Prozess prüft mehrere Tage, ob Wareneingang erfolgt ist, bevor Rechnung automatisch verbucht wird.
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- Stefan: Rechnungen ohne Wareneingang manuell übernehmen; automatische Verbuchung nur bei vorhandenem Wareneingang.
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### Automatisierung
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- Christian schlägt Austausch mit der Entity oder Lesen der Doku vor, um offene Fragen zur automatischen Verbuchung zu klären.
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- Aktueller Zähler prüft bereits Wareneingang vor Übergabe; SAP-seitig noch nicht abschließend geklärt.
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- Frank: Mit Stefanie und Boris Einrichtung von Dauerschuldverhältnissen für bestimmte Rechnungen abgestimmt.
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### Dunkelbuchung — Felder
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- Korrekte Zuordnung von Steuerschlüssel und Steuerbetrag essenziell, sonst Fehler im Prozess.
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- Stefan: Prozess muss unabhängig vom Dokumenttyp (PDF/XML) ablaufen; bei PDF weniger Automatisierung.
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- DocuWare kann PDF und XML an SAP übergeben; Felder Betrag, USt, Identnummer, Lieferschein, Bestellnummer müssen korrekt gemappt sein.
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- Stefan: Zahlungsbedingungen müssen korrekt erkannt werden, damit Dunkelbuchung automatisch erfolgt.
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- Frank/Christian: Korrekte Zuordnung Zahlungsbedingungen/Fälligkeit aus XML erhöht Trefferquote.
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- Frank: Borgstedt kontaktieren für XML-Datei aus seinem System und Erläuterung des Ablaufs.
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### Dauerschuldverhältnisse
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- Frank hat Infos zu Dauerschuldverhältnissen an Carmen weitergegeben, Bezeichnungen teilweise angepasst.
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- Christian: Dauerschuldverhältnisse werden künftig automatisch verlängert, Einkauf prüft jährlich.
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- Preise für Microsoft- und VMware-Dienste in der Vergangenheit korrekt — künftig nur stichprobenartig prüfen.
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- Carmen prüft Struktur der Bestellungen für automatisierte Buchung; ggf. mehrere Bestellungen zusammenführen.
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- Kontierung/Kostenstellen bei variablen Mengen und Dauerschuldverhältnissen nicht immer eindeutig — Validierung gegen Jahressumme.
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### Microsoft-Dienste
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- Office 365, Teamsphone: monatliche Buchung anhand Nutzerzahlen und festen Preisen, ohne Wareneingang.
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- Mengen/Preise direkt aus Bestellungen/Positionen; bei Preisänderungen passt der Einkauf die Bestellung an.
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### Rechnungsprüfung Microsoft
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- Christian: Prüfung künftig nur stichprobenartig und rückwirkend, da bisher keine fehlerhaften Preise.
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- Summe der Buchungen am Jahresende muss mit tatsächlichen Kosten auf der Kostenstelle übereinstimmen.
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### Automatisierung XML vs PDF
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- XML-Rechnungen erleichtern Zuordnung Bestellung/Positionen und ermöglichen automatisierte Buchung; PDF muss manuell angepasst werden.
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### Kostenverteilung IT-Dienstleistungen
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- Firewall-Kosten künftig nicht mehr nach User-Anzahl, sondern nach Standorten aufteilen.
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- Stefan: Umlageschlüssel für Firewall werden am Jahresende angepasst, vereinfacht Verrechnung.
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## Entscheidungen
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- Termin mit Borgstedt vereinbaren zur Klärung Dunkelbuchung im SAP.
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- Dauerschuldverhältnisse automatisch verlängern und jährlich prüfen.
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## Offene Fragen
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- Prozess Dunkelbuchung technisch unklar, Unsicherheit bei Übergabe und benötigten Feldern.
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- Felder für Dunkelbuchung aus XML unklar, Anpassungen evtl. notwendig.
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- Qualität der automatischen Buchung durch XML verbessern — technische Umsetzung offen.
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- Variable Mengen und Preise effizient buchen und kontrollieren — Kontierung offen.
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- Verteilung IT-Dienstleistungen und Kostenstellen optimal gestalten — Umlageschlüssel offen.
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## Aufgaben
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- [ ] Zuordnung und Ablauf von XML-Rechnungen mit Borgstedt klären, Prozess für automatische Buchung optimieren (Frank, Christian)
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- [ ] Prüfen, ob vorhandene XML-Daten für Dunkelbuchung ausreichen, fehlende Felder identifizieren (Christian, Frank)
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- [ ] Termin mit ES vereinbaren zur Einrichtung der XML-Verarbeitung (Christian)
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- [ ] Ablauf und Zuordnung der Lieferscheinnummer aus dem Vorsystem mit Borgstedt klären (Frank, Christian)
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- [ ] Testfall mit XML-Rechnung im 200er Testmandanten erstellen, um Dunkelbuchung zu prüfen (Christian, Frank)
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- [ ] Fälle sammeln, in denen im Invoice Ledger noch manuelle Eingriffe nötig sind, Felder für automatische Dunkelbuchung identifizieren (Christian, Frank)
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- [ ] Termin mit NTT vereinbaren zur Klärung Ablauf Dunkelbuchung und erforderlicher Felder (Christian, Frank)
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- [ ] Mit Borgstedt klären, wohin XML-Rechnungsdaten im Prozess fließen und welche Felder für Dunkelbuchung erforderlich sind (Frank, Christian)
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- [ ] Termin mit Borgstedt erstellen zur Klärung Ablauf und erforderlicher Felder für Dunkelbuchung (Frank)
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- [ ] Termin mit Borgstedt vereinbaren zur Klärung XML-Rechnungsdatenfluss und technischer Zuordnung (Frank)
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- [ ] Carmen prüft Struktur der Bestellungen für automatisierte Buchung, Rücksprache mit LANdata sobald verfügbar (Frank)
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- [ ] Ablauf und technische Umsetzung der XML-Datenlieferung mit Borgstedt prüfen (Frank)
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- [ ] Kontierung und Kostenstellenzuordnung für variable Mengen anhand Jahressummen validieren (Christian, Frank)
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