Dunkelbuchung SAP

Teilnehmer

Prozess Dunkelbuchung im Invoice Ledger und Warteschleife für Wareneingang diskutiert.
Frank: DocuWare kann technisch XML-Rechnungen verarbeiten, im Unternehmen noch nicht umgesetzt.
Christian: Übergabe in DocuWare erst nach Wareneingang, funktioniert wie vorgesehen.
Frank/Christian: Für Dunkelbuchung evtl. zusätzliche Daten nötig, um automatische Buchung auf Basis der aktuellen XML-Struktur zu ermöglichen.
Christian schlägt vor, bei NTT Doku zur Dunkelbuchung anzufordern.
Christian schlägt vor, intelligente Dokumentenextraktion mit Positionsebene in DocuWare zu prüfen.
Gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung eingehender E-Rechnungen (XML) bereits umgesetzt; Versand-Pflicht steht aus.
Trotz XML-Implementierung in DocuWare ist Dunkelbuchung technisch noch nicht möglich — weitere Felder und perfekte Verschlagwortung erforderlich.
Dunkelbuchung erst möglich, wenn Dokument perfekt verschlagwortet ist (manuell oder automatisch).
Frank: Lieferscheinnummer aus XML muss in SAP zugeordnet werden, Borgstedt soll Ablauf im Vorsystem erklären.
Stefan: XML-Rechnungen verbessern Qualität der Dunkelbuchung, sind aber keine Voraussetzung.
Christian: SAP-Modul hat bereits Tabellen und Bausteine für Dunkelbuchung, müssen noch konfiguriert werden.

Funktion und Felder des ITKL-Moduls für Dunkelbuchung von Lieferantenrechnungen besprochen, insbesondere Grenzwerte und Limits.
Frank: Zähler im Prozess prüft mehrere Tage, ob Wareneingang erfolgt ist, bevor Rechnung automatisch verbucht wird.
Stefan: Rechnungen ohne Wareneingang manuell übernehmen; automatische Verbuchung nur bei vorhandenem Wareneingang.

Christian schlägt Austausch mit der Entity oder Lesen der Doku vor, um offene Fragen zur automatischen Verbuchung zu klären.
Aktueller Zähler prüft bereits Wareneingang vor Übergabe; SAP-seitig noch nicht abschließend geklärt.
Frank: Mit Stefanie und Boris Einrichtung von Dauerschuldverhältnissen für bestimmte Rechnungen abgestimmt.

Korrekte Zuordnung von Steuerschlüssel und Steuerbetrag essenziell, sonst Fehler im Prozess.
Stefan: Prozess muss unabhängig vom Dokumenttyp (PDF/XML) ablaufen; bei PDF weniger Automatisierung.
DocuWare kann PDF und XML an SAP übergeben; Felder Betrag, USt, Identnummer, Lieferschein, Bestellnummer müssen korrekt gemappt sein.
Stefan: Zahlungsbedingungen müssen korrekt erkannt werden, damit Dunkelbuchung automatisch erfolgt.
Frank/Christian: Korrekte Zuordnung Zahlungsbedingungen/Fälligkeit aus XML erhöht Trefferquote.
Frank: Borgstedt kontaktieren für XML-Datei aus seinem System und Erläuterung des Ablaufs.

Frank hat Infos zu Dauerschuldverhältnissen an Carmen weitergegeben, Bezeichnungen teilweise angepasst.
Christian: Dauerschuldverhältnisse werden künftig automatisch verlängert, Einkauf prüft jährlich.
Preise für Microsoft- und VMware-Dienste in der Vergangenheit korrekt — künftig nur stichprobenartig prüfen.
Carmen prüft Struktur der Bestellungen für automatisierte Buchung; ggf. mehrere Bestellungen zusammenführen.
Kontierung/Kostenstellen bei variablen Mengen und Dauerschuldverhältnissen nicht immer eindeutig — Validierung gegen Jahressumme.

Office 365, Teamsphone: monatliche Buchung anhand Nutzerzahlen und festen Preisen, ohne Wareneingang.
Mengen/Preise direkt aus Bestellungen/Positionen; bei Preisänderungen passt der Einkauf die Bestellung an.

Christian: Prüfung künftig nur stichprobenartig und rückwirkend, da bisher keine fehlerhaften Preise.
Summe der Buchungen am Jahresende muss mit tatsächlichen Kosten auf der Kostenstelle übereinstimmen.

XML-Rechnungen erleichtern Zuordnung Bestellung/Positionen und ermöglichen automatisierte Buchung; PDF muss manuell angepasst werden.

Firewall-Kosten künftig nicht mehr nach User-Anzahl, sondern nach Standorten aufteilen.
Stefan: Umlageschlüssel für Firewall werden am Jahresende angepasst, vereinfacht Verrechnung.

Prozess Dunkelbuchung technisch unklar, Unsicherheit bei Übergabe und benötigten Feldern.
Felder für Dunkelbuchung aus XML unklar, Anpassungen evtl. notwendig.
Qualität der automatischen Buchung durch XML verbessern — technische Umsetzung offen.
Variable Mengen und Preise effizient buchen und kontrollieren — Kontierung offen.
Verteilung IT-Dienstleistungen und Kostenstellen optimal gestalten — Umlageschlüssel offen.

Zuordnung und Ablauf von XML-Rechnungen mit Borgstedt klären, Prozess für automatische Buchung optimieren (Frank, Christian)
Prüfen, ob vorhandene XML-Daten für Dunkelbuchung ausreichen, fehlende Felder identifizieren (Christian, Frank)
Termin mit ES vereinbaren zur Einrichtung der XML-Verarbeitung (Christian)
Ablauf und Zuordnung der Lieferscheinnummer aus dem Vorsystem mit Borgstedt klären (Frank, Christian)
Testfall mit XML-Rechnung im 200er Testmandanten erstellen, um Dunkelbuchung zu prüfen (Christian, Frank)
Fälle sammeln, in denen im Invoice Ledger noch manuelle Eingriffe nötig sind, Felder für automatische Dunkelbuchung identifizieren (Christian, Frank)
Termin mit NTT vereinbaren zur Klärung Ablauf Dunkelbuchung und erforderlicher Felder (Christian, Frank)
Mit Borgstedt klären, wohin XML-Rechnungsdaten im Prozess fließen und welche Felder für Dunkelbuchung erforderlich sind (Frank, Christian)
Termin mit Borgstedt erstellen zur Klärung Ablauf und erforderlicher Felder für Dunkelbuchung (Frank)
Termin mit Borgstedt vereinbaren zur Klärung XML-Rechnungsdatenfluss und technischer Zuordnung (Frank)
Carmen prüft Struktur der Bestellungen für automatisierte Buchung, Rücksprache mit LANdata sobald verfügbar (Frank)
Ablauf und technische Umsetzung der XML-Datenlieferung mit Borgstedt prüfen (Frank)
Kontierung und Kostenstellenzuordnung für variable Mengen anhand Jahressummen validieren (Christian, Frank)