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• MURPHY lebt und ist wohlauf - in deinem Projekt

• Risikomanagement ist ein allgegenwärtiges Thema

  • Im Alltag
    • Wie viel Puffer für eventuelle Staus muss ich einplanen?
    • Soll ich mich gegen die Grippe impfen lassen oder nicht?
    • Wie viele Wecker soll ich mir vor dem Flug am frühen morgen stellen?
    • Bringe ich meinem Partner eine Kleinigkeit mit, wenn es mal wieder später wird im Büro?
  • Im Projekt
    • Aufgrund der Natur von Projekten ist jedes Projekt Risiken ausgesetzt
    • Risikopotential steigt mit wachsender Größe, Laufzeit und Komplexität von Projekten
    • Je kritischer ein Projekt für das Unternehmen ist, desto größer ist das Risikopotential

• Leider sieht die Projektrealität häufig anders aus…

  • Über Risiken will keiner reden
    • Man möchte den Auftraggeber nicht schon am Anfang sagen, was alles schieflaufen kann
    • Personen, die auf mögliche Probleme hinweisen, werden häufig als Bedenkenträger abgetan
    • „Wenn es passiert, passiert es“ Mentalität
  • Wettbewerbssituation in der Angebotsphase
    • Zeitdruck in Ausschreibungsphasen
    • Sales und Entwicklungsteams häufig getrennt voneinander
    • Häufig Best Case Betrachtungen

  • Risiken und deren Umgang sind selten eingeplant und noch seltener budgetiert

Was kann Risikomanagement für mein Projekt tun?

- Transparenz über mögliche Herausforderungen schaffen
- Aktiver Umgang mit Problemen
- Auswirkungen von Problemen reduzieren
- Vermeidung des „Firefighting“-Modus
- Erlaubt schnelles Agieren in kritischen Situationen
- Notwendige Reserven identifizieren
- Risiken sind nicht nur negativ!

• Wer trägt das Risiko?

  • Auf den ersten Blick abhängig vom Vertragstyp
  • Festpreis
    • Risiko liegt beim Auftragnehmer
    • Risikobetrachtung Teil der Angebotsphase
    • „Auftraggeber kann sich entspannt zurück lehnen…“
  • Dienstleistung
    • Risiko liegt beim Auftraggeber
    • Risikobetrachtung ist Aufgabe des Auftraggebers
    • Auftragnehmer kann sich auf die Umsetzung konzentrieren…
  • Ist in Wahrheit nicht so einseitig zu betrachten…
  • Festpreis
    • Auftragnehmer hat großes Interesse einen externen „Schuldigen“ bei Problemen zu suchen
    • Starke Absicherung des Projektes über Annahmen und Beistellleistungen
    • Auftraggeber hat das Risiko, dass das Ergebnis nicht zu den vereinbarten Bedingungen umgesetzt wird
  • Dienstleistung
    • Auftraggeber legt großes Augenmerk einen externen „Schuldigen“ bei Problemen zu suchen
    • Starke Überwachung des Projektes durch den Auftraggeber notwendig
    • Auftragnehmer hat das Risiko seinen Pflichten nicht nachgekommen zu sein

• Risikomanagement ist in beiden Fällen von gemeinschaftlichen Interesse

• Was sind typische Risikofelder?

  • Projekt
    • Technische Abhängigkeiten
    • Personelle Abhängigkeiten
    • Terminliche Abhängigkeiten
    • Negative Stakeholder
    • Vertragliche Abhängigkeiten
    • Politische Faktoren
    • Getroffene Annahmen
  • Risiken müssen sich auf mindestens einen der drei Kernaspekte auswirken
    • Was könnte das Budget gefährden?
    • Was könnte die Timeline gefährden?
    • Was könnte den Scope gefährden?

Was sind Risikoplanung und -management?

- Risikoplanung legt Maßnahmen fest, wie grundsätzlich mit Risiken umzugehen ist
	- Wann werden Risiken betrachtet
	- Wer ist beteiligt
	- Festlegen von Metriken
	- Risikobereitschaft des Unternehmens berücksichtigen
- Risikomanagement behandelt die konkreten Risiken
	- Identifizieren
	- Bewerten
	- Gegenmaßnahmen evaluieren
	- Überwachung
- Risikoplanung ist die Basis eines erfolgreichen Risikomanagements

• Wie identifiziere ich Risiken?

  • Nutzen von Erfahrungen
    • Erfahrungswerte vergleichbarer Projekte nutzen
    • Brainstorming im Team
    • Was wäre wenn-Szenarien durchspielen
    • Gespräche mit relevanten Stakeholder
  • Nutzen von Dokumenten
    • Aktuellen Projektauftrag / Projektziele sichten
    • Dokumentationen früherer Projekte sichten, z.B.
      • Aufträge und Abschlussberichte
      • Risikoregister
      • Change Requests
      • Issue-Listen
      • Lessons-Learned
    • Dokumentation in einer Risikomatrix

• Wie bewerte ich Risiken?

  • Qualitative Risikobewertung
    • Initiale Einschätzung der Risiken
    • Einschätzen der Auswirkungen auf das Projekt
    • Häufig „Glaskugellesen“
    • Dient der Priorisierung der Risiken
    • Showstopper identifizieren
  • Quantitative Risikobewertung
    • Tiefgreifende Analyse kritischer Risiken
    • Bewerten unterschiedlicher Lösungsszenarien
    • Identifizieren des finanziellen Wertes des Risikos

  • Meistens baut die quantitative Risikobewertung auf der Qualitativen auf

Wie bewerte ich Risiken? (Qualitativ)

- Identifizieren der grundsätzlichen Gewichtung des Projekts (Einmalig)
	- Budget/Time/Scope
	- Festlegen einer Berechnungsgrundlage
- Einschätzen des einzelnen Risikos
	- Eintrittswahrscheinlichkeit
	- Auswirkungen auf Budget/Time/Scope
	- Trigger verstehen
- Festlegen des Umgangs mit dem Risiko
	- Mögliche Gegenmaßnahmen
	- Wann werden diese ausgelöst
	- Einen Owner festlegen
- Dokumentation der Einschätzungen
	- Abstimmen der Ergebnisse mit relevanten Stakeholdern

• Wie bewerte ich Risiken? (Quantitativ)

  • Evaluieren sämtlicher Faktoren, die durch den Eintritt des Risikos entstehen
    • Aufwände durch notwendige inhaltliche  Anpassungen
    • Aufwände durch Neuplanungen
    • Aufwände durch Genehmigungsprozesse
    • Sonstige Folgekosten, wie z.B.
      • Hardware, Lizenzen,
      • Reisekosten
      • Pönalen
  • Expected Monetary Value (EMV) - Analysen
    • Gesamtkostenbetrachtung des Risikos
    • Komplettes durchspielen des Vorfalls mit allen Konsequenzen
    • Dient zur Bestimmung des finanziellen Wertes eines Risikos
      • Risikokosten * Eintrittswahrscheinlichkeit = Risikowert
      • z.B. 50.000€ * 40% = 20.000€

Wie können mögliche Gegenmaßnahmen aussehen?

- ### Risiko Vermeidung – „dann eben nicht“, z.B.
	- Nutzen eventueller Alternativen (Anbieter wechseln, Andere Technologie einsetzen, …)
	- Im Extremfall - Projekt abbrechen
- ### Transfer an dritte – „dein Problem ist nicht mein Problem“, z.B.
	- Nutzen von Subcontractoren (Werkverträge)
	- Abschließen von Versicherungen
- ### Abmildern des Risikos – „das kleinere übel nehmen“, z.B.
	- Einplanen zusätzlicher Tests
	- Zeitliche Puffer einplanen
- ### Akzeptieren des Risikos – „das ist halt so“ – bedeutet zumindest
	- Vorhalten entsprechender finanzieller Reserven
	- Bewusstsein über mögliche Verschiebungen

• Was tun bei komplexeren Problemstellungen

  • Entscheidungsbäume
    • Bei Alternativen für mehrstufige Entscheidungen
    • Evaluierung der sinnvollsten Alternative unter Einbeziehung der jeweiligen Kosten und Wahrscheinlichkeiten
  • Wissenschaftliche Theorien und Methoden nutzen, z.B.
    • Monte Carlo
      • Komplexe Computersimulation von Was-Wäre-Wenn-Szenarien unter Berücksichtigung verschiedener Variablen
    • Tornado Diagramme
      • Dient der Sensitivitätsanalyse
      • Identifiziert die größten Einflussfaktoren
  • Nutzen spezialisierter Risikomanagement Tools

• Risiken können sich verändern

  • Risikomanagement ist kein einmaliger Vorgang
    • Neue Risiken können entstehen
    • Bestehende Risiken können sich verändern
    • Identifizierte Risiken können sich lösen
  • Regelmäßige Reviews des Risikoregisters, z.B.
    • Bei Abschluss einer Projektphase
    • Bei Erreichen eines wichtigen Meilensteins
    • Neue, relevante Risiken kurzfristig kommunizieren

• Anlagen

  • 5_1_TMP_RiskAssesment.xlsx