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- > Miteinander, nicht gegeneinander!
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- ## Kommunikationsmanagements
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- Ziel des Kommunikationsmanagements ist es, sicherzustellen, dass die **richtigen Adressaten** die **richtigen Informationen** zur **richtigen Zeit** in der **richtigen Form** erhalten.
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## Warum Kommunikationsmanagement?
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- Frühzeitig wichtige Gesprächspartner identifizieren
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- Frühzeitig mit relevanten Gremien in Kontakt treten
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- Festhalten von Kommunikationswegen
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- Schaffen von Transparenz
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- Definition klarer Verantwortlichkeiten und Rollen
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- Dokumentieren von Eskalationswegen
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- Identifizieren notwendiger Tätigkeiten zur Einführung der Kommunikationsmittel
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## Interne Projektstrukturen
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- Beschreibung von Projektrollen-, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
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- Auftraggeber/Lenkungskreis
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- Engagement
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- Programm, bzw. Projektleitung
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- (Teil-)Projekte und Themenschwerpunkte
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- Darstellung von Kommunikations- und Eskalationswege
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- Projektinterne und –nahe Parteien
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## Die richtigen Adressaten – Stakeholder identifizieren
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- ### Was sind Stakeholder?
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- Personen, Gremien oder Interessengruppen
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- Werden direkt oder indirekt durch das Projekt oder dessen Ergebnis berührt
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- Können aktiv in das Projekt eingebunden sein, z.B.
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- Das Projektteam
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- Der Auftraggeber
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- Der Lenkungskreis
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- Können passiv durch das Projekt berührt werden, z.B.
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- Spätere Nutzer des Projektergebnisses
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- Mitarbeiter des Unternehmens
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- Besucher einer Veranstaltung
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- Gremien, wie z.B. Betriebsräte, Datenschützer, Gewerkschaften
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- Mitbewerber
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- ## Die richtigen Adressaten – Stakeholder einschätzen
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- Die Grundeinstellung identifizieren
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- Positiv – z.B. der Auftraggeber
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- Neutral – z.B. der „normale“ Mitarbeiter
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- Negativ – z.B. Mitbewerber, Änderungsverweigerer
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- Den Einfluss einschätzen
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- Wieviel Einfluss kann jemand auf das Projekt ausüben
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- Unternehmenskultur berücksichtigen
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- Erfahrungswerte früherer Projekte nutzen
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## Die richtigen Adressaten – Stakeholder managen
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- Stakeholdermanagement
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- Planen, wie mit jedem einzelnen Stakeholder umzugehen ist
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- Einflussreiche Stakeholder für das Projekt gewinnen
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- Negative Einflüsse vermindern
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- Grundeinstellung zum Projekt verbessern
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- Erstellen einer Stakeholdermatrix
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- Vorgehen abstimmen mit Auftraggeber
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- Aufpassen, wer Zugriff auf die Dokumentation hat
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## Die richtige Form – Wahl der Kommunikationsmittel
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- ### Push-Kommunikation bringt die Informationen zum Empfänger
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- Persönliches Gespräch
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- Brief oder Email
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- Newsletter
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- Präsenstraining
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- ### Pull-Kommunikation erfordert, dass der Empfänger sich um den Erhalt der Information kümmert
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- Zentrale Datenablage oder Projektsite
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- Intranet oder Mitarbeiter-Zeitung
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- Aushang
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- Webseminare
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- ### Wahl der Kommunikationsmittel richtet sich nach Zielgruppe
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- Natürlich auch Mischformen möglich
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- Individuelle Bedürfnisse beachten
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- Unternehmenskultur berücksichtigen
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- Überprüfen ob Kommunikationsmittel erfolgreich sind
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- ## Die richtige Zeit – Das Timing entscheidet
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- Frühzeitig planen, wann Kommunikation zu Stakeholder aufgebaut wird
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- Wann will man bestimmte Informationen kommunizieren
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- Wann muss welches Gremium eingebunden werden?
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- Rechtzeitige Bereitstellung der entsprechenden Kommunikationsmittel
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- Den Zyklus der Kommunikation festlegen und einhalten
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- Dem Gegenüber die Chance geben, sich auf Termine vorzubereiten
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- Termine frühzeitig planen
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- „Save the dates“ um Zeitfenster freizuhalten
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- Agenda und Erwartungshaltungen kommunizieren
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- ## Kickoff-Veranstaltungen
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- Das Projekt vorstellen
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- Ziele und Rahmenbedingungen
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- Timeline und Meilensteine
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- Das Projektteam vorstellen
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- Rollen und Verantwortlichkeiten
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- Gegenseitiges Kennenlernen
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- Das Team einschwören
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- Gemeinsame Motivation schaffen
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- Realistisch und zuversichtlich sein
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- Das Timing entscheidet
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- Häufig am Ende der Initialisirungsphase
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- Muss auch antworten liefern können
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- Die richtige Form
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- Ein schlechter Kickoff kann viel kaputt machen
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- ## Der richtige Inhalt – Gezielt informieren
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- Die richtige Darstellung wählen
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- Informationen müssen zielgruppenorientiert sein
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- Erwartungen der Stakeholder kennen
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- Informationen gezielt aufbereiten
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- Nicht jeder muss alles wissen
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- Berechtigungen prüfen
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- Empfängerkreise beachten
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- Vertraulichkeitsstufe festlegen bzw. beachten
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- Wichtige Aspekte schriftlich festhalten
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- Eigene Protokolle erstellen
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- Fremde Protokolle prüfen
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- Informationsübermittlung validieren
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- Erreichen die gewünschten Informationen das Ziel?
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- Gibt es Optimierungspotentiale?
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- An die eigenen Regeln halten
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## Das Ergebnis – Ein Kommunikationsplan
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- Dokumentiert die geplante Kommunikation des Projekts
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- Wer ist zu informieren
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- Wann und mit welcher Regelmäßigkeit ist dieser zu informieren
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- Wie ist dieser zu informieren
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- Welche Informationen sind zu kommunizieren
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- Erlaubt Rückschlüsse auf relevante Tätigkeiten
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- Aufbau Kommunikationssysteme
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- Inhaltsaufbereitung und evtl. Freigaben
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- Wichtiger Input für den Gesamtprojektplan
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- ## Anlagen
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- [4_2_TMP_RACI-Matrix.xlsx](../assets/4_2_TMP_RACI-Matrix_1673172477767_0.xlsx)
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- [4_1_TMP_Kommunikationsmatrix.xlsx](../assets/4_1_TMP_Kommunikationsmatrix_1673172483098_0.xlsx) |