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  • Miteinander, nicht gegeneinander!

  • Kommunikationsmanagements

    • Ziel des Kommunikationsmanagements ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Adressaten die richtigen Informationen zur richtigen Zeit in der richtigen Form erhalten.

Warum Kommunikationsmanagement?

- Frühzeitig wichtige Gesprächspartner identifizieren
- Frühzeitig mit relevanten Gremien in Kontakt treten
- Festhalten von Kommunikationswegen
	- Schaffen von Transparenz
	- Definition klarer Verantwortlichkeiten und Rollen
	- Dokumentieren von Eskalationswegen
- Identifizieren notwendiger Tätigkeiten zur Einführung der Kommunikationsmittel

Interne Projektstrukturen

- Beschreibung von Projektrollen-, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
	- Auftraggeber/Lenkungskreis
	- Engagement
	- Programm, bzw. Projektleitung
	- (Teil-)Projekte und Themenschwerpunkte
- Darstellung von Kommunikations- und Eskalationswege
- Projektinterne und –nahe Parteien

Die richtigen Adressaten – Stakeholder identifizieren

- ### Was sind Stakeholder?
	- Personen, Gremien oder Interessengruppen
	- Werden direkt oder indirekt durch das Projekt oder dessen Ergebnis berührt
	- Können aktiv in das Projekt eingebunden sein, z.B.
		- Das Projektteam
		- Der Auftraggeber
		- Der Lenkungskreis
	- Können passiv durch das Projekt berührt werden, z.B.
		- Spätere Nutzer des Projektergebnisses
		- Mitarbeiter des Unternehmens
		- Besucher einer Veranstaltung
		- Gremien, wie z.B. Betriebsräte, Datenschützer, Gewerkschaften
		- Mitbewerber

  • Die richtigen Adressaten – Stakeholder einschätzen

    • Die Grundeinstellung identifizieren
      • Positiv – z.B. der Auftraggeber
      • Neutral – z.B. der „normale“ Mitarbeiter
      • Negativ – z.B. Mitbewerber, Änderungsverweigerer
    • Den Einfluss einschätzen
      • Wieviel Einfluss kann jemand auf das Projekt ausüben
      • Unternehmenskultur berücksichtigen
      • Erfahrungswerte früherer Projekte nutzen

Die richtigen Adressaten – Stakeholder managen

- Stakeholdermanagement
	- Planen, wie mit jedem einzelnen Stakeholder umzugehen ist
	- Einflussreiche Stakeholder für das Projekt gewinnen
	- Negative Einflüsse vermindern
	- Grundeinstellung zum Projekt verbessern
- Erstellen einer Stakeholdermatrix
	- Vorgehen abstimmen mit Auftraggeber
	- Aufpassen, wer Zugriff auf die Dokumentation hat
	- ![Pasted image 20220516202421.png](../assets/Pasted_image_20220516202421_1673172204345_0.png)

Die richtige Form – Wahl der Kommunikationsmittel

- ### Push-Kommunikation bringt die Informationen zum Empfänger
	- Persönliches Gespräch
	- Brief oder Email
	- Newsletter
	- Präsenstraining
- ### Pull-Kommunikation erfordert, dass der Empfänger sich um den Erhalt der Information kümmert
	- Zentrale Datenablage oder Projektsite
	- Intranet oder Mitarbeiter-Zeitung
	- Aushang
	- Webseminare
- ### Wahl der Kommunikationsmittel richtet sich nach Zielgruppe
	- Natürlich auch Mischformen möglich
	- Individuelle Bedürfnisse beachten
	- Unternehmenskultur berücksichtigen
	- Überprüfen ob Kommunikationsmittel erfolgreich sind

  • Die richtige Zeit – Das Timing entscheidet

    • Frühzeitig planen, wann Kommunikation zu Stakeholder aufgebaut wird
      • Wann will man bestimmte Informationen kommunizieren
      • Wann muss welches Gremium eingebunden werden?
      • Rechtzeitige Bereitstellung der entsprechenden Kommunikationsmittel
      • Den Zyklus der Kommunikation festlegen und einhalten
    • Dem Gegenüber die Chance geben, sich auf Termine vorzubereiten
      • Termine frühzeitig planen
      • „Save the dates“ um Zeitfenster freizuhalten
      • Agenda und Erwartungshaltungen kommunizieren

  • Kickoff-Veranstaltungen

    • Das Projekt vorstellen
      • Ziele und Rahmenbedingungen
      • Timeline und Meilensteine
    • Das Projektteam vorstellen
      • Rollen und Verantwortlichkeiten
      • Gegenseitiges Kennenlernen
    • Das Team einschwören
      • Gemeinsame Motivation schaffen
      • Realistisch und zuversichtlich sein
    • Das Timing entscheidet
      • Häufig am Ende der Initialisirungsphase
      • Muss auch antworten liefern können
    • Die richtige Form
      • Ein schlechter Kickoff kann viel kaputt machen

  • Der richtige Inhalt – Gezielt informieren

    • Die richtige Darstellung wählen
      • Informationen müssen zielgruppenorientiert sein
      • Erwartungen der Stakeholder kennen
      • Informationen gezielt aufbereiten
    • Nicht jeder muss alles wissen
      • Berechtigungen prüfen
      • Empfängerkreise beachten
      • Vertraulichkeitsstufe festlegen bzw. beachten
    • Wichtige Aspekte schriftlich festhalten
      • Eigene Protokolle erstellen
      • Fremde Protokolle prüfen
    • Informationsübermittlung validieren
      • Erreichen die gewünschten Informationen das Ziel?
      • Gibt es Optimierungspotentiale?
      • An die eigenen Regeln halten

Das Ergebnis – Ein Kommunikationsplan

- Dokumentiert die geplante Kommunikation des Projekts
	- Wer ist zu informieren
	- Wann und mit welcher Regelmäßigkeit ist dieser zu informieren
	- Wie ist dieser zu informieren
	- Welche Informationen sind zu kommunizieren
- Erlaubt Rückschlüsse auf relevante Tätigkeiten
	- Aufbau Kommunikationssysteme
	- Inhaltsaufbereitung und evtl. Freigaben
	- Wichtiger Input für den Gesamtprojektplan